La délégation 1er outil pour le manager leader ?

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"Le meilleur manager est celui qui sait trouver les talents pour faire les choses et qui sait réfréner son envie de s'en mêler pendant qu'ils les font".

F.D Roosevelt

Savoir déléguer est un des pilers du manager leader.

Les 8 principes incontournables pour déléguer efficacement

1 - Assimiler le fait que la délégation est une démarche de progrès qui se définit dans la durée

La personne doit être reconnue déjà dans son rôle au sein de l'entreprise et avoir par ses résultats et son attitude montré qu'elle était à même de prendre en main un projet entrant dans son champs de compétences. C'est au manager de connaître ses équipes et de faire grandir les personnes qui les composent à travers un partenariat durable de partage et de travail collaboratif.

2 - Le temps nécessaire est pris au départ pour informer du bien-fondé de la mission : il est nécessaire de trouver le bon timing pour construire le process délégatif. Que ce soit pour le manager ou pour le collaborateur, le moment choisi est déterminant. Ce premier entretien de délégation doit avoir été préparé tout en déterminant le pourquoi, le quand, le comment et le qui. Etablir un climat de confiance et de respect propice aux échanges et non basé sur des ressentis, sur la personne, sur ses capacités, sur sa motivation.

3 - La délégation doit comprendre un planning précis timé sur les différentes actions à mettre en place afin de construire un process durable et performant. Les différents points de mesure de l'avancée du process dans le temps doivent permettre de déceler rapidement les écarts, les imprévus ou les dysfonctionnements.  Là encore l'attitude de chacun est déterminante, le manager doit avoir préparé les entretiens et se positionnner en coach facilitateur plutôt qu'en "contrôleur".

4 - Les standards de performance sont précis

Utiliser des indicateurs précis de performance entre les objectifs à atteindre et la situation de départ. Grâce à ces indicateurs déterminés au départ, le manager va pouvoir avoir une idée précise du bon déroulement du process.Quels étaient les résultats attendus, quelles sont les avancées ou en est-on à J+10, J+20, J+30 par exemple.

 

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5 - Le ou les objectifs sont validés par le collaborateur et le manager

L'objet du premier entretien de délégation doit permettre de mettre en évidence le ou les objectifs que doit atteindre le process. Utiliser le modèle SMART constitue un des facteurs clés de la réussite du projet. Tout doit être mesuré au départ entre les deux protagonistes afin de ne pas laisser de place au malentendu afin de mieux gérer les imprévus lorsqu'ils se présenteront. Selon la loi de Murphy, il y en a toujours.

6 - Un engagement factuel sur le process est établi, l'attitude de chacun est motivée par l'aspect "Gagnant-Gagnant". La réussite dépend à la fois de l'engagement du manager et à la fois de celui du managé. Le manager doit créer un climat de confiance, de compréhension et de bienveillance à l'égard du managé et le managé sait avec précision d'où il part, les actions qu'il doit mettre en place dans le temps et les contrôles qu'il doit effectuer par lui-même.

7 - Le cadre est clair, précis, défini et se baser comme précisé ci-dessus sur des objectifs SMART. Le rôle du manager est primordial dans cette phase là. C'est à lui bien évidemment qu'incombe la responsabilité de ce point. Il doit créer un cadre précis au sein duquel le managé devra se sentir à l'aise en connaissant exactement la liberté de mouvement qu'il aura. Le manager doit ainsi déléguer le pouvoir de mener à bien le projet si bien qu'il n'est de toute façon "que" le coach du managé. Il ne doit pas récupérer et s'approprier la réussite du projet surtout pas.

8 - La délégation est envisagée comme un investissement : il est clair que la société ou la personne qui construit, prévoit, gère un process de délégation doit y voir tout d'abord un investissement en temps nécessaire et non pas comme une contrainte choisie au dernier moment car une dead line d'un autre projet très proche ne laisse plus d'autre choix au manager que de "refiler" le bébé à un de ses collaborateurs.

LA PARTIE HUMAINE DE LA REUSSITE DU PROJET

Au-delà des process se situe l'humain. La réussite de la mise en place d'un processus de délégation passe avant tout par l'intention du manager à accorder sa confiance dans la personne à qui il va déléguer. Cet élément est prépondérant.

La confiance n'évite pas le contrôle, certes, mais elle permet aussi et surtout à la personne à qui on va déléguer de mener son projet comme il l'entend. Même si le manager sait pertinemment qu'il aurait fait autrement, il doit être assez intelligent pour laisser libre son collaborateur. Il doit savoir doser ses analyses, avant le premier entretien avec le managé et lors des points de contrôle qu'il établira dans la durée. Il doit avoir une attidude irréprochable dans sa façon de communiquer, et utiliser la suggestion plutôt que le jugement. Il doit accorder sa confiance et donner le pouvoir à la personne concernée, d'où l'importance de travailler en amont pour savoir qui il va choisir pour la délégation.

Gagnant-gagnant, main dans la main. Tout comme la réussite de l'équipe, de l'organisation ou plus généralement de l'entreprise, la réussite d'une bonne délégation permet à chacun de trouver "sa" voie dans l'avancée du projet. Elle permettra au manager de gagner du temps sur son organisation et de choisir de l'affecter sur des sujets plus fonctionnels. Le collaborateur à travers sa liberté de construire gagnera en autonômie, en compétences en maturité dans son poste pour avoir toutes les chances de faire évoluer sa carrière.

 

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L'entretien de délégation : l'importance de la communication inter-personnelle

Ne pas avoir d'à-priori négatif et de préjugés sur la capacité de la personne à faire évoluer son projet, respecter les opinions de son collègue. Il doit créer un climat de respect, de confiance et de bienveillance à l'initiation du projet et lors de points de mesure que le salarié aura choisi. Il doit donner des informations plutôt que des appréciations personnelles sur les raisons du projet, sur son utilité et sur ses objectifs.

Il doit adopter un style de management calé sur son interlocuteur selon ses compétences, mais aussi sur ses valeurs, sur ses motivations professionnelles et personnelles, sur ses résultats actuels et passés, sur le relationnel créé. Il doit encourager la personne choisie à intervenir librement lors des entretiens de contrôle, valider son envie et sa motivation et définir un planning précis établi avec l'accord du managé.

 

 

 


20 mai 2016

Jusqu'ici tout va bien !

Burnout, souffrance au travail, harcèlement : les gros mots que personne ne prononce sauf quand il est trop tard.

 

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A la question comment abordez-vous les thématiques liées à la performance et au bien-être, voilà ce que nous entendons le plus souvent comme réponse de la part des salariés comme des dirigeants : "Tout va bien, chacun fait son travail, et les résultats sont bons, c'est parfois difficile mais on a pas le choix, c'est comme ça, le stress c'est utile et ça fait avancer". A quel prix n'est pas la question. La tendance n'est pas à l'apaisement comme vous le savez. Les 3 millions de personnes estimées exposées de près ou de loin au burnout ne sont pas un problème mais la partie évidente de ceux qui sont choisis pour payer le prix de cette performance dans la souffrance, la violence et l'inhumanité.

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Nous voyons bien que l'atmosphère n'est pas bonne, que les tensions sont palpables et que les différentes problématiques liées à la performance sont finalement celles des moyens mis en oeuvre pour l'atteindre. Et là, pas de quartier : on la veut et on la cherche à tout prix. Mais qu'est-ce qui se cache derrière ce terme si souvent mis en avant ? Des chiffres, toujours des chiffres, des calculs de rentabilité, des ratios qui ne reflètent que le côté émergé de l'iceberg. Et en fait peu importe comment atteindre cette performance pourvu qu'on ait l'ivresse. L'ivresse relative à ce sacro-saint taux de croissance qui rend la majorité des entreprises avides et destructrices, inhumaines et sans scrupules. Plusieurs noms me viennent à l'esprit : monsanto, bayer, h&m, danone, nutella Ferrero, shell... La liste est longue et non exhaustive. Bien que l'on sorte du caractère "souffrance au travail", on voit bien le prix que nous payons à travers les problèmes environnementaux, de santé publique, ou de fraudes fiscales.

Lorsque l'on gratte et qu'on essaie de comprendre le terme de performance on ne comprend finalement pas toujours ce que cela reflète vraiment. La première référence qui se relie au mot performance, c'est celle liée au sport qui représente la culture de l'effort, l'école de la vie à travers les épreuves, les joies ou les défaites, les chutes et les victoires, les avancées ou les reculs. Mais à quel prix cette performance est atteinte ? C'est souvent dans la douleur et la compétition, dans la domination et l'écrasement de l'adversaire que l'on prend le plus souvent comme un ennemi. Et cette transposition faîte dans les entreprises où l'esprit de compétition est exactement le même rend l'ambiance de travail souvent exécrable où règne la suspicion. Tout le monde le sait, le sent et le dit, mais rien n'est fait pour que ça change. La première partie de la citation "Seul on va vite, à plusieurs on va loin" est la maxime la plus appropriée pour décrire l'état de lutte intestine permanente dans lequel survivent les équipes. Le seul vrai moment où on va commencer à réfléchir réellement sur le fond, c'est quand le nombre de suicides ou de burnout commence juste à devenir un peu trop voyant et que cela commence à faire tâche et à écorner l'image des marques. L'ancien groupe Orange/France Telecom en est le plus frappant exemple. Le pire c'est que tout le monde sait ce qui se passe vraiment. La culture du chômage, de la peur, de la méfiance de l'autre entretiennent ces situations et en font finalement l'apologie inconsciente. 

 

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Pourtant il existe d'autres approches : le travail collaboratif, la libéralisation du travail, le management agile, tout ces termes qui sont à la mode et qui constituent les nouveaux modes de travail. Mais l'inertie est lourde et omniprésente, l'autre citation "Pourquoi changer, on a toujours fait comme ça ?" est malheureusement plus puissante. Que ce soit à titre individuel ou collectif. Chacun est responsable de sa personne et c'est en changeant ce que l'on est et ce que l'on renvoie à l'autre que l'autre change. La première approche à mettre en oeuvre de fait est de faire un audit de la performance sur tous les sujets : l'autonômie au travail des employés, les contraintes liées à la sur-charge de travail, l'organisation et le leadership, le bien-être psychologique, le vécu au travail... Une fois cet état des lieux effectués, des suggestions de plans d'action sont élaborées.

20 janvier 2016

Lever les tabous du burn-out et des RPS par le théâtre !

Quelle belle idée !

 

Enfin une approche constructive et intelligente pour aborder les sujets délicats relatifs à la souffrance au travail et aux risques psychos-sociaux. Aude Selly, auteure d'un livre à succès sur le burn-out raconte dans "Quand le travail vous tue" son expérience du sujet à travers un long parcours et sa guérison. Une pièce a été adaptée pour le théâtre dont le scénario se déroule dans une grande entreprise de restauration rapide. Nelly, le personnage principal est très représentatrice de sa génération, très engagée et motivée à qui on promet beaucoup... Mais dont on va finalement profiter à l'excès. Nelly, le personnage principal, est très représentative de cette génération de personnes passionnées pour qui une grande carrière semble s'annoncer.

Le but de cette approche par le théâtre est de permettre et surtout de faciliter la prise de conscience des spectateurs déjà sensibilisés par leur entourage personnel et professionnel à un problème qui reste malgré tout très tabou. Malgré les coûts générés par l'absentéïsme, le turn-over et le présentéïsme, la pilule est difficile à avaler pour les entreprises qui ne veulent pas voir la réalité en face, qui préfèrent pratiquer la politique de l'autruche avec une grande persévérance. La plus grande preuve est finalement le déni caractérisé auquel doivent faire face les personnes concernées..  On voit bien malgré tout que les entreprises sont souvent elles-mêmes débordées par ces problématiques et qu'elles ne savent pas du tout comment les aborder. La peur de perdre la face et du changement, la remise en cause de tout son écosystème semble être le plus grand frein à tout début de compréhension.

Le théâtre a cependant l'avantage d'être un moyen de communication indirect qui permet en tout premier lieu de poser les bonnes questions et de mettre en avant avec tact les dysfonctionnements mêmes des organisations.

On voit très bien, au travers le long processus dans lequel se retrouve Nelly, que les personnes qui se dirigent droit vers le burn-out recoivent un grand nombre de signes annonciateurs émis par le corps et par les comportements liés au mental. Le problème c'est que Nelly, comme toutes les autres personnes prises dans ce type d'engrenage ne sont pas en capacité de se rendre compte de ce qu'elles sont en train de vivre. Ceci pour de nombreuses raisons : leur niveau d'engagement et leur motivation initiale, leur niveau de stress permanent causé par les enjeux du poste, le niveau de pression récurrente du quotidien, le climat maussade du marché du travail, le management distant et incompréhensible à l'opposé de toute source d'inspiration que devrait développer ses supérieurs hiérarchiques.

Tout cela fait que Nelly continue à respecter ses engagements coûte que coûte... Jusqu'à ce qu'elle éssaie de mettre fin à ses jours. C'est alors l'hôspitalisation. Une seule solution, se reconstruire en passant par un arrêt maladie qui peut durer de plusieurs semaines à plusieurs mois : quel gâchis pour Nelly. Quel échec pour l'entreprise, quelle image toxique elle renvoie en interne et en externe, quel coût global aura t'elle eu à supporter ?